Accesso agli atti amministrativi

I soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.

Il diritto di accesso è limitato agli atti amministrativi formati o detenuti stabilmente da SIMEST S.p.A. (“SIMEST”), limitatamente alla propria attività di pubblico interesse, disciplinata dal diritto nazionale e dell’Unione europea relativa alla gestione dei fondi pubblici; in particolare, ci si riferisce alla gestione per conto del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (“MAECI”) degli interventi e relativi procedimenti soggetti all’applicazione della legge n. 241/1990 inerenti ai seguenti fondi pubblici:

• Fondo di cui alla legge 28 maggio 1973, n. 295 (“Fondo 295”);
• Fondo rotativo di cui alla legge 29 luglio 1981, n. 394 (“Fondo 394”) ivi comprese le apposite sezioni del Fondo 394 di cui all’articolo 1, comma 474, lettere a), b) e c), della legge 30 dicembre 2024, n. 207, nonché la “Sezione Prestiti” e la “Sezione Contributi” del Fondo 394 istituite ai sensi dell’articolo 11, comma 1, del decreto-legge 10 settembre 2021, n. 121, convertito, con modificazioni, dalla legge 9 novembre 2021, n. 156;
• Quota di risorse del Fondo per la promozione integrata di cui all’articolo 72, comma 1, lettera d), del decreto-legge 17 marzo 202, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27 (“quota FPI”)

Il diritto di accesso ha ad oggetto tutti i documenti amministrativi relativi ad atti di competenza di SIMEST o comunque rientranti nella sua disponibilità e non sottratti all’accesso dalle leggi e dai regolamenti di altre amministrazioni, di cui può essere richiesta la consultazione o la copia.

Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando SIMEST ha l’obbligo, ai sensi di legge, di detenere i documenti ai quali si chiede di accedere.

In caso di conflitto fra diritto alla privacy e diritto di accesso, al fine di assicurare quest’ultimo, occorrerà salvaguardare il diritto alla privacy mediante modalità alternative alla limitazione o al diniego dell’accesso.

È esclusa dall’accesso agli atti la documentazione relativa alle attività di SIMEST di investimento a valere su risorse proprie, le attività di consulenza e di amministrazione e gestione di SIMEST, anche con riferimento alla stipula dei contratti relativi a lavori, servizi e forniture.

Sono altresì esclusi:

• i documenti per i quali è escluso l’accesso ai sensi dell’articolo 24 della legge n. 241/1990 e quelli individuati dal Decreto n. 604/1994;
• tutti i documenti relativi all’attività di cui all’articolo 3 dello Statuto di SIMEST, ad eccezione di quelli relativi alle lettere: m) e n);
• i documenti o atti di qualsiasi tipo coperti da accordi di riservatezza e/o contenenti segreti industriali, anche relativi a informazioni e dati tecnici, economici, progettuali e commerciali, di terzi, persone, gruppi o imprese;
• la documentazione relativa alla preparazione delle riunioni e deliberazioni del CIPE;
• la documentazione relativa alle attività di gestione del rischio sui tassi di interesse e di cambio inerente le operazioni a valere sul Fondo 295;
• atti preparatori del bilancio, documenti relativi a procedimenti tributari e pareri legali e atti difensionali connessi a una controversia giudiziaria, anche solo potenziale, ivi compreso qualsiasi documento diretto o proveniente dall’autorità giudiziaria relativo ad esigenze di tutela penale o inerente a procedimenti penali in coso, il cui libero accesso possa costituire violazione del segreto istruttorio;
• rapporti o documenti trasmessi alla Procura Generale o alle Procure regionali presso la Corte dei conti;
• documenti valutativi del personale dipendente e/o relativi a procedimenti selettivi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale;
• accertamenti medico legali, le dichiarazioni di idoneità al servizio e relativa documentazione e i documenti comunque relativi alla salute della persona;
• documenti attinenti alla formazione di accordi e intese nazionali e internazionali nel campo oggetto dell’attività di SIMEST;
• documenti non formati da SIMEST che, ancorché utilizzati da SIMEST, ricadano nelle categorie dichiarate inaccessibili da parte di altre amministrazioni.

Non sono, inoltre, ammesse richieste non motivate, generiche, relative a intere categorie di documenti, o preordinate a un controllo generalizzato dell’operato di SIMEST, oltre che richieste che comportano un’attività di indagine, di ricerca e/o elaborazione di dati, che non sono in suo possesso o non sono direttamente contenuti in documenti da essa formati o stabilmente posseduti.

Nel caso in cui l’esclusione dall’accesso riguardi solo una parte dei contenuti del documento, possono essere esibite in visione o rilasciate copie parziali dello stesso, omettendo le parti non accessibili.

Nel caso di documenti contenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e nei limiti in cui sia strettamente indispensabile.

La richiesta di accesso può essere informale (ref. Art. 5 del Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184) o formale (ref. Art. 6 del Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184).

La richiesta informale può essere presentata qualora, sulla base della natura del documento richiesto, non sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, non risulti l’esistenza di controinteressati e sia possibile l’accoglimento immediato.

Il richiedente – che potrà presentare anche richiesta verbale – dovrà:

• indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione;
• specificare e, ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, indicando i presupposti di fatto e l’interesse specifico, concreto e attuale, che lega il documento alla situazione giuridicamente rilevante;
• dimostrare la propria identità e, ove occorra, la sussistenza dei propri poteri di rappresentanza del soggetto interessato.

Trascorsi inutilmente 30 giorni dalla presentazione della stessa, la richiesta deve ritenersi respinta e potrà essere presentata una nuova richiesta di accesso formale.

Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale ovvero sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse, sull’accessibilità del documento o sull’esistenza di contro interessati, va presentata richiesta formale attraverso una delle seguenti modalità:

• personalmente a mezzo di consegna a mano;
• tramite posta a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento;
• tramite posta elettronica certificata all’indirizzo simest@legalmail.it
• tramite posta ordinaria ai recapiti presenti sul sito web istituzionale – sezione contatti.

Le istanze sono valide se presentano le condizioni richieste dall’articolo 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, dagli articoli 4 e 5 del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 e dal decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e loro successive modificazioni e integrazioni.

Il termine iniziale del procedimento decorre dal giorno della ricezione della richiesta e, se non lavorativo, dal giorno feriale successivo.

La richiesta di accesso deve essere presentata al Responsabile dell’Area di SIMEST competente a formare il documento o a conservarlo stabilmente (“Responsabile del procedimento”, che esercita le attribuzioni di cui all’articolo 6 della legge n. 241/1990).

Qualora la richiesta venga indirizzata a una struttura organizzativa diversa da quella competente, quest’ultima provvede a trasmettere la richiesta a quella competente.

L’ufficio che riceve le istanze consegnate direttamente dall’interessato o da persona da lui incaricata provvede a lasciarne apposita ricevuta.

Entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta di accesso, SIMEST comunicherà all’interessato:

• se la richiesta è stata accolta;
• se l’accesso è stato rifiutato, limitato o differito.

Se la richiesta è stata accolta il Responsabile del procedimento invierà all’interessato il documento ovvero saranno indicate le modalità di consultazione dello stesso.

Se l’interessato non riceve risposta entro 30 giorni la richiesta deve essere intesa come respinta.

I termini per la conclusione del procedimento si allungano:

• in caso di richiesta irregolare o incompleta: entro 10 giorni il Responsabile del procedimento comunica all’interessato le irregolarità o le informazioni mancanti e quindi il termine del procedimento riparte dalla presentazione della richiesta corretta;
• in caso di comunicazione preventiva da parte del Responsabile del procedimento dei motivi che ostacolano l’accoglimento: entro 10 giorni gli istanti hanno il diritto di presentare per iscritto le loro osservazioni, eventualmente corredate da documenti ed i termini decoreranno nuovamente dalla ricezione delle osservazioni. Dell’eventuale mancato accoglimento di tali osservazioni è data ragione nella motivazione del provvedimento finale;
• in caso di presenza di controinteressati: il Responsabile del procedimento invia loro una copia della richiesta di accesso ed entro 10 giorni dalla ricezione i controinteressati possono presentare una motivata opposizione; decorso tale termine potrà essere preso il provvedimento.

Il diniego può essere parziale e l’accesso può essere consentito limitatamente alle parti dei documenti richiesti, la cui visione non comporti pregiudizio o violazione degli interessi tutelati.

Il diniego, la limitazione o il differimento dell’accesso vengono sempre motivati dal Responsabile del procedimento con riferimento alla normativa vigente, alle categorie di documenti individuati dall’articolo 24 della legge n. 241/1990 e alle circostanze anche di fatto per le quali la richiesta non può essere accolta.

In caso di accoglimento, vengono indicate all’istante le seguenti informazioni:

• il Responsabile del procedimento e struttura organizzativa presso la quale rivolgersi;
• indicazione di un congruo periodo di tempo, non inferiore a 15 lavorativi, entro il quale prendere visione dei documenti ed eventualmente estrarne copia.

L’esame dei documenti deve avvenire nell’orario di ufficio, in presenza di personale di SIMEST ed è effettuato dal richiedente e nel caso di persone giuridiche dal legale rappresentante, o da persone dagli stessi incaricate munite di valida e regolare delega che andrà acquisita agli atti.

SIMEST si riserva di differire l’esibizione degli atti concernenti procedimenti ancora in corso, fino alla loro conclusione, come previsto dall’articolo 9, comma 2, del D.P.R. n. 184/2006.

Infatti, il differimento dell’accesso può essere disposto se è sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all’articolo 24 della legge n. 241/1990 o per salvaguardare specifiche esigenze di SIMEST, segnatamente nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.

L’atto che dispone il differimento ne indica la durata, che può essere anche prorogata se ne permangono le esigenze; infine, qualora ricorrano esigenze di differire l’accesso, il diritto di accesso può essere consentito limitatamente alle parti dei documenti richiesti la cui visione non comporti pregiudizio o violazione degli interessi tutelati

L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell’articolo 25 della legge n. 241/1990.